Система управления складом (англ. Warehouse Management System, или WMS) – это программное обеспечение, предназначенное для поддержки и оптимизации функций склада и управления центром распределения.

Эта система облегчает управление ежедневным планированием, организацией, персоналом и контролем использования доступных ресурсов для перемещения и хранения товаров на, внутри и за пределы склада, одновременно поддерживая персонал в выполнении перемещения и хранения товаров на складе и около него. Эта статья охватывает все ключевые моменты, которые вам необходимо знать о WMS.

Например, WMS может обеспечить видимость запасов организации в любое время и в любом месте, будь то на объекте или в пути. Она также может управлять операциями цепочки поставок от производителя или оптовика до склада, а затем до розничного продавца или распределительного центра. WMS часто используется вместе или интегрируется с системой управления транспортировкой (TMS) или системой управления запасами.

Как работает система управления складом

Для многих компаний системы управления складом внедряются в дополнение к текущим складским процедурам и протоколам. В зависимости от слабых сторон, которые вы хотите улучшить, программное обеспечение для управления складом может быть адаптировано к потребностям вашего растущего бизнеса.

Вот некоторые из процессов, которые можно улучшить, используя систему управления складом.

Упрощает ваши процедуры обслуживания клиентов

Одна из наиболее распространенных ошибок менеджеров и планировщиков заключается в том, что они часто фрагментируют связь между складом и отделом обслуживания клиентов. Этот шаг обычно приводит к отвлечению внимания и потере времени, поскольку сообщения иногда должны проходить через несколько отделов или групп, прежде чем они достигнут нужного человека.

Благодаря системе управления складом, которая включает прозрачные возможности записи, связанной с обслуживанием клиентов, и склад, и отдел обслуживания клиентов могут отслеживать заказы, время выполнения, процедуры отгрузки и отзывы клиентов через централизованную систему в режиме реального времени. Это естественным образом сокращает путаницу, человеческие ошибки и общие затраты времени, которые возникают, когда дело доходит до удовлетворения потребностей клиентов.

Обеспечивает точный подсчет запасов и отслеживание

Вы когда-нибудь участвовали в проверке склада, которая показала катастрофические расхождения в подсчетах? Если да, то вы знаете, как важно ежедневно вести точные записи. К счастью, новейшие системы управления складом созданы с учетом точности и часто включают функции, позволяющие работникам поддерживать частоту подсчета нажатием клавиши или сканированием штрих-кода.

Эта система также хорошо работает для таких процессов, как выполнение заказов, комплектование и получение товара. Система управления складом отслеживает товары и инвентарь, когда они перемещаются по вашему складу, начиная с погрузочной площадки, если это необходимо. Использование преимущества этой технологии позволяет всем работникам отслеживать каждый товар, независимо от того, получен ли он, собран или отправлен.

Устраняет необходимость в регулярной инвентаризации

Частью работы эффективного склада является проведение регулярных инвентаризаций, чтобы убедиться, что все запасы находятся там, где они должны быть, и в ожидаемом состоянии. При этом внедрение системы управления складом позволяет реже выполнять эту трудоемкую задачу, не жертвуя точностью или качеством.

В зависимости от размера и сложности вашего склада, вы можете полностью заменить свои еженедельные или ежемесячные инвентаризации на периодические, которые можно сверять с системой. Это открытие серьезно меняет правила игры, поскольку высвобождает драгоценное время и снижает затраты на рабочую силу.

Преимущества использования системы управления складом

Очевидно, что системы управления складом могут многое сделать для бизнеса с точки зрения эффективности и точности, но многие склады в конечном итоге пожинают плоды, которых они, возможно, никогда не ожидали. Вот лишь некоторые из них.

Создание автоматических отчетов

Не все системы управления складом предлагают эту функцию, но лучшие из них делают это. Если на вашем складе возникают проблемы с соблюдением требований, безопасностью или сложными протоколами выполнения, то лучше всего внедрить программную систему, которая генерирует эти полезные отчеты так часто, как это необходимо.

Масштабируемость для роста вашего бизнеса

У всех нас есть большие планы в отношении нашего бизнеса, а это означает, что системы управления складом необходимы, даже если вы не пользуетесь всеми их функциями с самого начала. При выборе системы управления складом убедитесь, что вы инвестируете в такую, которая поможет вашей компании процветать по мере изменения ваших процедур.

Оптимизация процессов выставления счетов

Подходящая система для управления складом может заменить вашу устаревшую или медленную систему выставления счетов, выступая в качестве инструмента связи, а также с легкостью создавая счета. Кроме того, она может отслеживать стоимости и заказы, что помогает упростить бухгалтерские задачи, особенно во время налогов.

Как правильно выбрать систему управления складом (WMS)

Эффективность складов – ключевой фактор в достижении максимальной производительности и эффективном управлении цепочкой поставок. Внедрение складской технологии может значительно повысить производительность труда сотрудников, оптимизировать складские операции и повысить удовлетворенность клиентов, однако необходимо тщательно выбирать правильную WMS.

Не все системы управления складом одинаковы.

Независимо от того, хотите ли вы обновить существующую WMS (чтобы идти в ногу с текущими тенденциями и технологиями) или развернуть ее впервые, ваш выбор WMS должен основываться на уникальных бизнес-потребностях и требованиях, а не на шумихе отрасли. Чтобы помочь вам выбрать подходящую WMS для вашей работы, давайте рассмотрим ключевые факторы и функции, на которые следует обратить внимание.

Поддержка нескольких методов комплектования

Комплектование является неотъемлемой частью каждого процесса выполнения заказа. Таким образом, правильная WMS должна поддерживать различные методы комплектования и предоставлять менеджерам склада возможность легко применять любой из этих методов (или их сочетание) в зависимости от типа товара и требований склада.

Поддерживая предпочтительный метод комплектования вашего склада, WMS увеличивает пропускную способность, повышает эффективность комплектования и оптимизирует процесс выполнения заказа.

Интеграция с другими отделами

Данные ваших складских операций можно использовать для улучшения других аспектов вашей цепочки поставок. Развернув WMS, которая интегрируется с другими отделами (такими как бухгалтерия), вы можете обеспечить автоматический поток информации между вашим складом и вспомогательным офисом.

Этот беспрепятственный обмен данными обеспечивает точный и актуальный контроль запасов, исключает ошибки транскрипции и ручное вмешательство, а также оптимизирует процессы и операции.

С правильной WMS вы можете взаимодействовать с финансовыми и другими связанными данными и использовать полученную информацию для принятия решений в масштабах всего предприятия.

Легкость использования

Хорошо спроектированная WMS должна быть простой в использовании. Удобство использования сокращает время, затрачиваемое на обучение существующих сотрудников и прием на работу новых, что позволяет складам быстрее добиться окупаемости инвестиций в технологии.

Общая стоимость собственности

Системы управления складом предназначены для экономии времени, денег, максимального использования активов, снижения эксплуатационной неэффективности и, в конечном итоге, повышения удовлетворенности клиентов, но высокая стоимость владения может снизить эти выгоды. При поиске подходящей WMS недостаточно учитывать первоначальные затраты (покупка и установка).

Вам также нужно будет учесть затраты на эксплуатацию, техническое обслуживание и обучение, а также затраты на время простоя и изменения операционных стратегий и планировки/инфраструктуры склада во время установки. Разверните WMS с высоким уровнем отзывчивости и возможностями непрерывной адаптации, чтобы снизить совокупную стоимость владения (TCO) и ускорить окупаемость инвестиций.

Технологическая платформа

Лучшие складские системы построены на платформах с открытым исходным кодом, которые поощряют взаимодействие и стороннюю интеграцию с ERP и другими решениями. Унаследованные WMS обычно создаются с использованием проприетарных технологий и сталкиваются с ограничениями, когда дело доходит до адаптации к меняющимся потребностям бизнеса и технологическим достижениям. Преодоление таких ограничений может потребовать дорогостоящих настроек и обходных решений вручную, что приведет к простоям и снижению производительности.

Растущие ожидания потребителей и усиление давления со стороны конкурентов вынуждают компании пересматривать свои бизнес-модели и технологическую позицию. Правильная WMS должна быть достаточно гибкой, чтобы адаптироваться к меняющимся бизнес-моделям, удовлетворять эксплуатационные требования и идти в ногу с лучшими отраслевыми практиками и нормативными требованиями.

Вот другие факторы, которые следует учитывать:

  • Уровень технической поддержки от производителя
  • Автоматизированное поступление и размещение товаров
  • Маркировка соответствия и ASN
  • Расширенные возможности отчетности
  • Возможность электронной коммерции, включая поддержку B2B EDI и интеграцию с интернет-магазином
  • Легкость доступа (браузеры, мобильные устройства и т. д.)
  • Обновления складских запасов в реальном времени
  • Масштабируемость для обеспечения будущего роста бизнеса
  • Полная интеграция с другими отделами
  • Интеграция со штрих-кодированием и передовыми радиочастотными технологиями

Что входит в стоимость WMS?

Правильная система управления складом должна удовлетворить потребности и требования вашего бизнеса, повысить операционную эффективность и обеспечить измеримую рентабельность инвестиций. Но если общая стоимость покупки, внедрения и обслуживания превышает ваш бюджет, ваша WMS может сократить вашу прибыль.

Прежде чем начать поиск подходящей WMS, вам следует взвесить потребности вашего бизнеса и цели по рентабельности инвестиций, учитывая при этом финансовые последствия развертывания такой системы. Основные элементы, составляющие стоимость WMS-системы, включают:

  • Затраты на покупку
  • Лицензионные сборы
  • Затраты на внедрение
  • Плата за оборудование/хостинг
  • Ежегодная плата за обслуживание

Лицензионные сборы зависят от метода подписки поставщика WMS – либо предоплата перед установкой, либо лицензия на программное обеспечение как услугу (SaaS) на основе подписки. Плата за лицензирование программного обеспечения WMS рассчитывается на основе общего количества модулей, необходимых для вашей работы и общего количества пользователей на ваших складах.

Затраты на внедрение будут варьироваться в зависимости от:

  • Количества устанавливаемых модулей
  • Интеграции процессов и погрузочно-разгрузочного оборудования
  • Масштаба и сложности ваших операций
  • Наличия технологических систем
  • Бизнес-требований

Если вы решите развернуть WMS локально, вы будете нести ответственность за инфраструктуру (оборудование), сервер и любые сторонние интеграции, необходимые для бесперебойной работы системы. В качестве альтернативы вам придется платить регулярную плату за хостинг и обеспечивать достаточную пропускную способность для облачного развертывания WMS. При использовании WMS на основе SaaS поставщик несет ответственность за инфраструктуру, хранилище и программное обеспечение, а вы будете платить предсказуемую ежемесячную или годовую плату в зависимости от фактически используемых ресурсов.

Вы можете получить приблизительную базовую стоимость развертывания системы управления складом, приняв во внимание указанные выше элементы. Однако это исключает любые текущие затраты на эксплуатацию и техническое обслуживание, а также затраты на любые обновления, ремонт или текущее обучение пользователей.

Независимо от вашего размера или бюджета, вы сможете выбрать систему управления складом, которая поможет вашему бизнесу сэкономить драгоценное время и деньги. Сделайте необходимые сравнения с вашей текущей системой, и вы увидите, что отсутствие подходящего программного обеспечения может удерживать вас и ваших сотрудников от достижения ваших целей.