Как гласит известная пословица, первое впечатление имеет значение. И действительно, первые впечатления важны для создания длительного положительного влияния. Адаптация сотрудников – важная практика, позволяющая новым сотрудникам получить положительное впечатление о вашей компании и увеличить удержание. Многие новые сотрудники решают, остаться или уйти из компании в течение первых шести месяцев, и хорошо продуманный и эффективный процесс адаптации заложит прочную основу для пребывания сотрудника в должности, что сильно повлияет на это решение.

Хотя в большинстве организаций есть процесс адаптации сотрудников, не каждый процесс оптимален, и, как правило, есть возможности для улучшения. Вы можете улучшить процесс адаптации, внедрив общепринятые практики и передовые технологии.

1. Опыт

Ваш процесс адаптации должен быть простым, легким и логичным. Помните, что это первое знакомство нового сотрудника с внутренней частью вашей организации. Хотя они увидели внешнюю работу вашей компании в процессе рекрутинга, именно здесь они смогут увидеть, как ваша организация работает внутри.

Интеграция новейших технологий с вашими существующими системами обеспечит плавный и хорошо управляемый процесс адаптации. Использование технологий может позволить вам сделать следующее:

  • Управляйте каждым шагом процесса и отслеживайте прогресс.
  • Используйте рабочие процессы и уведомления для утверждений и для информирования всех сторон о последнем статусе процесса.
  • Автоматизируйте этапы процесса, такие как создание адреса электронной почты и оборудования для обеспечения.
  • Интегрируйте систему с другими системами, чтобы данные о сотрудниках поступали из вашей системы управления кандидатами и передавали данные в нижележащие системы.
  • Оцифровывайте формы и подписи, чтобы избавиться от бумажной работы и ручных действий, таких как печать, подписание и сканирование документов.
  • Включите такие возможности, как интеллектуальное поведение, интерактивная справка и рекомендации чат-бота с помощью искусственного интеллекта и машинного обучения.

2. Процесс

Адаптация – это следующий шаг после приема на работу, поэтому имеет смысл посмотреть, где вы можете объединить эти два процесса в один сквозной процесс. Неуклюжий и болезненный процесс приема на работу отрицательно скажется на опыте нового сотрудника, независимо от того, насколько хорош онбординг. Обеспечение непрерывности процесса для сотрудника будет иметь большое значение для того, чтобы сотрудник почувствовал, что он сделал правильный выбор, приняв предложение.

Ваш процесс адаптации также должен быть хорошо продуман. Он должен быть исчерпывающим и полезным, не перегружая новых сотрудников. Вот некоторые общие шаги, которые вы можете рассмотреть для включения в свой процесс:

  • назначение напарника и/или наставника;
  • предоставление информации об организации и ее структуре;
  • создание портала для новых сотрудников;
  • настройка регулярных уведомлений и взаимодействий; а также
  • предварительно составленные списки действий, которые необходимо выполнить до начала работы нового сотрудника – например, приветствовать нового сотрудника, подготовить рабочий стол и ноутбук и показать ключевые бизнес-процессы.

3. Упрощение

Нет ничего более неприятного для сотрудников, чем чрезмерно сложный или запутанный процесс. Поскольку во время адаптации нужно сделать так много, важно подумать о том, как упростить задачи для сотрудников и руководителей. Новые сотрудники не осведомлены о нюансах организации, в отличие от менеджеров и специалистов по персоналу, поэтому акцент следует делать на том, чтобы сделать процесс адаптации как можно более простым.

Новые сотрудники должны иметь возможность ранее ввести данные, переданные в систему адаптации, поэтому, когда они начнут вводить данные в формы, они больше не будут вводить данные повторно. Точно так же, как только новые сотрудники подключатся к процессу, его будет легко отслеживать и быстро выполнять. Сведите к минимуму количество шагов и убедитесь, что новый сотрудник может легко логично перемещаться между действиями.

4. Автоматизация

Программные инновации и интеграции могут максимально автоматизировать процесс. Например, если новый сотрудник живет в районе, где действуют особые налоговые законы, и новому сотруднику необходимо принять меры, система должна иметь возможность побудить его к этому действию и предоставить соответствующую документацию, необходимую для выполнения действия.

Автоматизация таких действий, как доступ и предоставление оборудования, уведомления, рекомендации и выбор форм для заполнения новым сотрудником, обеспечит значительную эффективность для всех сторон и позволит ускорить процесс адаптации.

5. Оцифровка

Цифровая документация и электронные подписи могут значительно сэкономить время и усилия для всех, кто участвует в процессе, а также позволяют использовать собранные данные в последующих интеграциях. Для более молодых сотрудников доступ к принтеру и сканеру может быть невозможен или может показаться устаревшим, особенно когда они привыкли так много делать на своем смартфоне.

Оцифровка – это не только удобство; это также приводит к стандартизации. Формы имеют стандартный ввод с проверками на уровне полей, поэтому все вводимые данные соответствуют тому, что необходимо для обеспечения полного соответствия процессу.

6. Интеграция

Интеграция поддерживает ряд вышеупомянутых рекомендаций. Поток данных между системами имеет решающее значение для запуска других процессов и предотвращения многократного ввода данных сотрудниками. Это тратит время и может привести к ошибкам при вводе данных, которые могут расстроить новых сотрудников, которым придется исправлять ошибки.

Например, если вы попросите нового сотрудника заполнить налоговый документ, а затем попросите его войти в систему расчета заработной платы, чтобы ввести свои налоговые предпочтения, вы заставите нового сотрудника дважды подумать о том, правильно ли он сделал выбор, присоединяясь к вашей организации.

7. Улучшение

Стремитесь получать отзывы от новых сотрудников, которые могут еще больше улучшить процесс адаптации. У новых сотрудников могут появиться новые идеи о том, как вы можете улучшить и развивать свои процессы, и они могут быстро почувствовать, что их вклад является ценным для компании.