В этом руководстве рассказывается, что такое оффбординг сотрудников, почему он так важен для вашей компании, и показано, какие передовые методы следует использовать в своем процессе. Здесь мы научим вас, как создать программу оффбординга в вашей организации.

Что такое оффбординг?

Оффбординг (англ. Offboarding) – это процесс, завершающий профессиональные отношения между сотрудником и компанией, в которой он работает.

В то время как онбординг обеспечивает плавный переход в компанию, оффбординг обеспечивает плавный выход из компании.

Для отдела кадров это означает подготовку всех документов, передачу обязанностей или поиск замен, деактивацию учетных записей и прав доступа, проведение собеседований при выходе и другие необходимые окончательные действия.

Вот некоторые из наиболее частых причин, по которым запускается процесс оффбординга:

  • Увольнения
  • Выход на пенсию
  • Расторжение договора
  • Личные причины
  • Смерть (или болезнь)

Важность и преимущества оффбординга

1. Безопасность

Оффбординг дает работодателям возможность гарантировать конфиденциальность и безопасность информации о частной компании.

Сотрудникам, покидающим компанию, может потребоваться подписать определенные заявления о раскрытии информации и передать доступ к определенным учетным записям.

IT-отделу также может потребоваться удалить информацию об учетной записи и изменить соответствующую информацию, чтобы предотвратить дальнейший доступ к данным после ухода сотрудника из компании.

2. Репутация работодателя

Даже когда сотрудник решает покинуть компанию, важно его общее впечатление о своем опыте.

Пока эти сотрудники уходят, они все равно могут порекомендовать компанию друзьям или родственникам, если в целом считают свое время в компании положительным.

Мало того, молва быстро распространяется, а оффбординг – это шанс дать людям что-то хорошее о том, как закончилось их время в компании.

3. Вернувшиеся сотрудники

Когда сотрудник покидает организацию, это не обязательно означает, что профессиональные отношения завершаются навсегда.

Большинство отделов кадров сообщают, что они готовы повторно нанять около 76% вернувшихся сотрудников, обратившихся за помощью. Примерно так же около 40% бывших сотрудников говорят, что они думали о возвращении на работу, на которой работали в прошлом.

Согласно исследованию Skynova, возвращенные сотрудники также приносят массу преимуществ:

  • 42% вернувшихся сотрудников работают на том же уровне, что и раньше, а 38% немного улучшили свои показатели.
  • Около 55% вернувшихся сотрудников остались немного или значительно больше удовлетворены после возвращения на то же рабочее место.

В настоящее время около 15% бывших сотрудников действительно возвращаются в компанию, в которой они ранее работали, и успешная программа оффбординга может увеличить шансы для работодателей.

4. Менеджмент знаний

Менеджмент знаний важен в любом сценарии, и тем более, когда сотрудник, обладающий ценными знаниями и опытом, готовится покинуть компанию.

Без какой-либо подготовки и процесса оффбординга эти ценные знания покидают компанию, как только это делает сотрудник.

Своевременный оффбординг позволяет компаниям сохранить эти знания и передать их другим сотрудникам (т. е. сохранить их внутри компании).

Как оффбординг может помочь в разных случаях

Увольнения в связи с сокращением штата

Когда случаются увольнения, обычно в них участвует более одного сотрудника. Хотя компании действительно сталкиваются с различными обстоятельствами, требующими увольнений, причины часто связаны с финансированием или сокращением штата компании.

Совсем недавно пандемия COVID-19 стала еще одним примером необходимости оффбординга из-за увольнений.

В таком случае как увольнения в связи с сокращением штата, основная цель оффбординга – помочь сотрудникам найти новую работу, предоставить им всю необходимую помощь, компенсацию, рекомендации и т. д.

С другой стороны, для компании важно защитить свою информацию, активы и оборудование, а также снизить репутационные риски компании.

Выход на пенсию

В идеальных условиях сотрудники делают долгую карьеру в своей компании и по достижении определенного возраста выходят на пенсию.

В этом случае оффбординг помогает хорошо отправить сотрудника на пенсию. Но самое главное, компания обычно знает, когда тот или иной сотрудник уходит на пенсию. Поэтому для компании важно организовать надлежащий процесс управления знаниями, чтобы закрепить знания этого опытного сотрудника.

В настоящее время это огромная проблема, особенно в IT, обрабатывающей, аэрокосмической и машиностроительной отраслях.

Другая цель – организовать надлежащее планирование преемственности для выходящего на пенсию сотрудника, чтобы ключевая роль не повлияла на работу организации.

Увольнение сотрудника

Не всегда увольнение происходит из-за того, что сотрудник решил уйти из компании. В некоторых случаях отношения сотрудника должны быть прекращены (т. е. его увольняют).

Во многих случаях это не дает много времени для планирования увольнения (хотя прямой план любого увольнения должен быть установлен заранее), поскольку причины увольнения сотрудника часто связаны с предательством компании или созданием враждебной рабочей среды. Имея план, единственная необходимая корректировка – это ускорить процесс.

В таких случаях у компаний должен быть четкий и строгий процесс увольнения. HR-менеджеры должны действовать быстро, особенно в случае предательства или вредных действий в отношении собственности, активов, информации и т. д. компании.

Основным шагом в этих случаях должна быть деактивация всех учетных записей и обеспечение безопасности активов компании. После всего этого можно будет оформить документы в соответствии с типичной практикой компании.

И, конечно же, в тех случаях, когда был согласован трудовой договор, например, если это была сезонная работа или фиксированная работа по контракту, надлежащее прощание может помочь вернуть этого сотрудника в будущем.

Смерть (или болезнь)

В случаях, когда сотрудник умирает или серьезно заболевает, оффбординг становится более срочным делом.

Хотя оффбординг может не касаться напрямую сотрудника, в таких случаях, как смерть, он будет включать планирование преемника или найм нового сотрудника. Это особенно важно для ключевых ролей, поэтому у вас должен быть хотя бы план преемственности для них.

В таком драматическом случае оффбординг может помочь специалистам по персоналу оставаться сосредоточенными, подготовить всю необходимую информацию, выразить соболезнования семье, помочь другим сотрудникам справиться со стрессом или горем и, возможно, оказать им психологическую помощь или консультацию.

Личные причины

Сотрудники также покидают компанию по личным причинам, помимо уже упомянутых. Например, сотрудники могут уйти ради более высокооплачиваемой работы, сотрудники могут уйти, чтобы переехать, решить семейные проблемы или просто искать другую карьеру.

В этих случаях работодателям необходимо свести концы с концами, например изменить информацию об учетной записи и пароле или заключить неконкурентные контракты.

В большинстве случаев вам нужно будет передать обязанности и найти замену или нанять нового сотрудника.

Конечно, в таких случаях компания должна постараться сохранить ценного сотрудника и постараться удержать его в компании, но это не всегда возможно.

Правильный оффбординг может помочь сохранить хорошие отношения между работником и работодателем. HR-менеджеры должны провести выходное собеседование и организовать прощание с увольняющимся сотрудником.

Процесс оффбординга с лучшими практиками

Хотя вы можете создать свой собственный пошаговый процесс оффбординга, эти шаги вы можете использовать в самом начале.

1. Подготовьте контрольные списки и инструкции для всех вовлеченных сторон

Подготовьте инструкции и руководства для HR-специалистов, администраторов и всех вовлеченных сторон и запишите их обязанности, чтобы они ничего не пропустили.

Это может включать такие вещи, как административные документы оффбординга, которые должны включать такие вещи, как кто удаляет человека из какой системы, кто информирует менеджеров и другие стороны, кто проводит собеседования при увольнении и т. д.

Примеры контрольных списков для оффбординга

В зависимости от причины оффбординга необходимо позаботиться о различных вещах, которые мы перечисляем ниже в наших контрольных списках.

1. Выход на пенсию и личные причины:

  • Последняя выплата и оформление документов
  • Сохранение ценных знаний
  • Возврат оборудования и имущества компании
  • Интервью при увольнении
  • Удаление доступа и учетных записей
  • Прощальный сбор/прощальный кофе

2. Увольнение сотрудника:

  • Уведомить сотрудника и соответствующее руководство
  • Попросить все стороны подписать и заполнить соответствующие документы
  • Вернуть любое арендованное оборудование компании
  • Запретить сотруднику доступ к учетным записям компании, программному обеспечению и даже другим объектам, например, ключам
  • Удалить старые учетные записи и данные с бывшего в употреблении оборудования, например ноутбуков
  • Установить дату, когда сотрудник получит свою последнюю зарплату
  • Если есть возможность, попробовать провести интервью перед увольнением

3. Увольнения при сокращении штата:

  • Уведомить затронутых сотрудников о предполагаемых увольнениях
  • Объяснить причины новых изменений
  • Назначить сотрудникам окончательную дату
  • Подписать документы и составить план выплаты последней заработной платы
  • Собрать фирменное оборудование
  • Очистить компьютеры и учетные записи
  • Провести интервью перед увольнением

4. Смерть:

  • Необходимые документы, выплаты семье, если применимо
  • Немедленный поиск преемника
  • Удаление аккаунтов, возврат оборудования компании
  • Момент памяти, если необходимо

2. Определите случай и потребности оффбординга

Как мы уже упоминали, причины, по которым сотрудники покидают организацию, сильно различаются от случая к случаю.

В зависимости от причины, по которой сотрудник увольняется, вам необходимо предпринять различные шаги для дальнейшего оффбординга.

Например, если сотрудник умирает, вам срочно необходимо реализовать планы преемственности. С другой стороны, если сотрудник взял или распространил конфиденциальную информацию компании, необходимо как можно скорее решить проблемы безопасности.

Определите причину ухода сотрудника и позвольте этой причине направлять ваш процесс оффбординга.

Вам необходимо предупредить соответствующие стороны и предоставить им информацию, которая им необходима для их участия в процессе оффбординга. Это может означать, что руководители должны знать, какие документы им нужно подписать, если им нужно завершить проверку эффективности и т. д.

Однако также важно помнить, что в центре внимания находится сотрудник. Следовательно, вам также необходимо держать его в курсе о сроках и этапах процесса оффбординга.

Чем больше все знают, тем больше каждый может подготовиться, что в конечном итоге приводит к более плавному оффбордингу всех участников.

3. При необходимости начните процесс замены

В зависимости от времени и должности сотрудника в компании, может оказаться решающим найти замену до его увольнения.

Это может означать поиск нового сотрудника для приема на работу или поиск подходящей замены в компании.

Как только вы найдете замену, вам нужно будет начать его обучение и, в идеале, попросить сотрудника, который передаст часть своих знаний замещающему сотруднику.

4. Возврат собственности компании, удаление данных на компьютерах и аккаунтов

Когда сотрудник собирается уйти из компании, очень важно убедиться, что вы соберете все ценное оборудование и имущество компании, которое ему было разрешено использовать во время работы.

В идеале вы можете проверить записи компании и увидеть, какое оборудование было предоставлено сотруднику во временное пользование в начале его работы.

Если ваша компания предоставляет своим сотрудникам компьютеры или личные учетные записи, их необходимо очистить и удалить все личные данные, чтобы они были готовы к использованию для следующего сотрудника.

5. Деактивировать аккаунты, закрыть доступ

В их последний день вам нужно будет удалить учетные записи сотрудников из систем компании.

Это могут быть учетные записи для определенного программного обеспечения или даже адреса электронной почты на сервере компании. К другим элементам доступа, которые необходимо удалить или деактивировать, относятся бейджи или коды доступа.

Для компаний из ЕС важно не забывать об удалении персональных данных согласно GDPR. Поэтому ознакомьтесь с местными законами в регионе, в котором работает ваша компания, и действуйте соответственно.

6. Подписывание документов и окончательный платеж

Начните с ожидаемого последнего дня сотрудника. Оттуда постройте график процесса оффбординга, чтобы убедиться, что вы сможете выполнить все, что указано в контрольном списке. Имейте в виду, что некоторые элементы в вашем списке, например оформление документов, займут больше времени и, возможно, потребуется более одной подписи для завершения.

Определите, когда будет последний рабочий день сотрудника, и соответствующим образом спланируйте расчет заработной платы. Вам также необходимо будет убедиться, что все соответствующие люди в руководстве также осведомлены о том, что сотрудник уйдет.

На этом этапе вы инициируете любые окончательные документы, которые необходимо заполнить до того, как сотрудник покинет организацию. Ему может потребоваться подписать договор о конфиденциальности, раскрытии информации о безопасности и сообщить обо всех окончательных юридических вопросах, которые необходимо решить.

7. Завершающее интервью

Перед тем, как сотрудник покинет компанию, проведите завершающее собеседование.

По сути, это противоположность первоначального собеседования.

Эти собеседования дают вам возможность прекратить профессиональные отношения, а также получить ценную информацию, которая может принести пользу вашей компании и будущим сотрудникам.

Когда сотрудник покидает компанию на хороших условиях, почему бы не попросить его порекомендовать другим заполнить открытые позиции в компании? Если этот сотрудник был ценным активом, есть большая вероятность, что вы можете доверять его мнению в отношение рекомендуемых им подходящих специалистов компании.

Спрашивайте у сотрудника не только о потенциальных сотрудниках, но и о способах улучшения самой компании.

8. Организуйте «прощание»

Организовать прощание для сотрудника, покидающего компанию, может быть так же просто, как собрать весь отдел за чашкой кофе, чтобы отметить время, проведенное с организацией.

В некоторых случаях эти небольшие посиделки могут быть неуместными (например, если компания увольняет сотрудника за проступок). Однако в случаях, когда сотрудник уходит на пенсию или долгое время работал в компании, это дает каждому возможность попрощаться и показывает сотруднику, что компания ценит его тяжелый труд.

9. Продолжайте развивать свой процесс

Как и в случае онбординга, процесс оффбординга – это то, оптимизацию чего не следует забрасывать. Продолжайте расширять свою программу по оффбордингу.

Хотя последовательность является одним из ключей к оптимизированному процессу, имейте в виду, что передовые методы ведения бизнеса всегда оставляют место для улучшений.

Хотя для внедрения изменений может потребоваться некоторое время, воспользуйтесь более новыми и более эффективными способами оффбординга. Например, если есть новая система обмена сообщениями, используйте ее, чтобы уведомить руководство о графике оффбординга, а не полагаться на заметки, которые могут не отображаться в течение нескольких дней.