Управление знаниями, или менеджмент знаний – это система, позволяющая передавать жизненно важную информацию внутри бизнеса или организации. Когда менеджмент знаний эффективен, он может помочь людям быстрее находить нужную им информацию и тем самым повысить производительность. В этой статье мы объясним, что такое управление знаниями, почему это важно, и рассмотрим преимущества эффективного менеджмента знаний.

Что такое управление знаниями?

Управление знаниями – это любая развитая система, которая помогает людям в бизнесе или организации создавать, распространять, получать доступ и обновлять знания и информацию, связанные с бизнесом и обязанностями сотрудников. Вот некоторые типы систем менеджмента знаний:

Письменные документы

Формы, заполняемые пациентами или медсестрами, которые предоставляют врачам историю болезни пациента, проблем со здоровьем, помогают в диагностике пациентов или служат способом взаимосвязи с другими поставщиками медицинских услуг и врачами, являются примерами систем обмена письменными документами, которые могут служить средством коммуникации.

Программы обучения и кросс-тренинга

Программы, которые обеспечивают отслеживание опыта, обучение или отношения наставничества, являются формами управления знаниями. Этот метод, часто применяемый в системе образования, медицине и многими инженерами, позволяет сотрудникам и специалистам приобретать бизнес-знания и опыт, наблюдая за другими людьми, которые хорошо разбираются в своей работе. Это дает людям возможность строить отношения и общаться с людьми в своей отрасли.

Инструменты социальных сетей

Эти инструменты позволяют людям общаться и совместно работать над проектами в общем пространстве. Кроме того, они служат ресурсом для хранения предыдущих сообщений и доступа к ним для справки в более позднее время, если это необходимо.

Системы управления контентом

Системы управления контентом (CMS) позволяют группам создавать, получать доступ, публиковать, редактировать и обмениваться информацией в ограниченной или частной коммуникационной сети, интрасети.

Системы управления документами

Системы управления документами позволяют пользователям хранить, совместно использовать, помечать и иногда изменять документы в зависимости от разрешений доступа. Эта форма управления знаниями может упростить обнаружение информации и доступ к ней для пользователей.

Чат-боты

Чат-бот – это компьютерная программа, созданная для работы без участия человека и обеспечивающая взаимодействие между людьми и машинами. Чат-боты используют машинное обучение, чтобы предлагать сотрудникам ответы на заданные вопросы на естественном языке. Они обеспечивают первичный источник мгновенной информации, выполняя сканирование для сотрудников и облегчая необходимость поиска в CMS или системе документов.

Узнайте о преимуществах чат-ботов для бизнеса и клиентов.

Программное обеспечение совместной работы

Системы программного обеспечения совместной работы облегчают сотрудничество между сотрудниками, позволяя им обмениваться информацией в календарях или передавать сообщения в режиме реального времени.

Истоки менеджмента знаний

Современный термин «менеджмент знаний» сначала возник в управленческом сообществе, а затем превратился в то, что мы видим сегодня. В конце 1980-х годов консалтинговые организации по вопросам управления быстро оценили и реализовали потенциал интрасети по мере того, как Интернет набирал популярность. Создавая инструменты и используя методы, такие как информационные панели и другие системы, для управления собственной информацией, они осознали, что был создан новый продукт, полезный и для других организаций. К началу 1990-х менеджмент знаний был создан и представлен на конференции в Бостоне.

Этапы управления знаниями

Вот основные этапы менеджмента знаний:

1. Управление информацией

Первоначально движимый информационными технологиями и признанием знаний и информации в качестве капитала, который может привести к росту и совершенствованию, менеджмент знаний является основой для обмена информацией. Это был метод использования чужого опыта во благо.

2. Развитие человеческих ресурсов

Признавая, что люди могут учиться друг у друга и что этот процесс может положительно повлиять на корпоративную культуру, менеджмент знаний эволюционировал и стал средством профессионального развития. Человеческий компонент передачи знаний и информации был признан, задействован и реализован в качестве центрального элемента управления знаниями.

3. Организационная функция

Преднамеренный обмен информацией и торговля ею привели к необходимости легкого доступа к ней. Контент должен быть использован и проанализирован, чтобы иметь реальную ценность, а его организация должна быть доступна для целых отделов, предприятий и корпораций.

4. Комплексное развитие

Последним этапом эволюции управления знаниями является осознание того, что менеджмент знаний является основой целостного развития. Благодаря тому, что информация и контент постоянно меняются и улучшаются, организации начинают лучше функционировать, а сотрудники становятся более эффективными и профессиональными.

Почему управление знаниями важно на рабочем месте?

Управление знаниями важно, потому что оно поддерживает постоянный обмен данными между всеми пользователями в бизнесе или организации и подчеркивает важность обучения. Совместное использование данных или информации становится основным направлением деятельности и позволяет при необходимости внедрять инновации или изменять корпоративную культуру. Знания и опыт руководства легко доступны для сотрудников и создают позитивную и благоприятную рабочую среду. Эффективное управление знаниями поддерживает создание, распространение и использование знаний для достижения целей и задач организации. Менеджмент знаний важен на рабочем месте по следующим причинам:

Предоставляет информацию руководству

Данные могут предоставить руководству информацию, которая поможет в принятии важных структурных и процедурных решений. Управление знаниями способствует принятию обоснованных решений и может даже помочь руководителям из разных подразделений одной компании обмениваться информацией или опытом, учиться друг у друга и выявлять сильные стороны организации.

Органический процесс оценки

Простота обмена информацией создает рабочую среду, ориентированную на знания, обучение и процесс самооценки. Это позволяет работникам сосредоточиться на повышении индивидуальной производительности, чтобы улучшить успех компании или бизнеса. Менеджмент знаний делает упор на изучение опыта, поддерживая обмен информацией и создавая простой способ доступа к опытным сотрудникам и ссылки на их знания. Они чувствуют себя признанными и заинтересованы в том, чтобы направлять других, делясь своим опытом. Это обеспечивает естественную передачу данных и предлагает возможности профессионального развития сотрудников практически бесплатно для компании. Кроме того, управление знаниями извлекает выгоду из индивидуальных и уникальных сильных сторон, предоставляя сотрудникам информацию, необходимую им для удовлетворительного выполнения своей работы.

Поощряет и позволяет работать в команде

Поскольку информация и знания активно распространяются через системы менеджмента знаниями, поощряются инновации. Люди могут участвовать в соответствующем диалоге о своей работе, делиться опытом, размышлять о своем обучении и, в конечном итоге, выдвигать идеи, которые помогут стимулировать изменение культуры и улучшить условия труда.

Преимущества эффективного управления знаниями

Преимущества менеджмента знаний для вас и вашего бизнеса могут быть далеко идущими. Вот некоторые из фундаментальных преимуществ эффективного управления знаниями:

Повышает эффективность организации

Благодаря эффективному обмену важной информацией организации могут помочь повысить производительность сотрудников, тем самым повысив общую производительность компании.

Создает эффективное решение проблем

Сосредоточив внимание на передаче информации, сотрудники больше сосредотачиваются на работе по достижению общих целей и задач компании и более эффективно используют время, занимаясь поиском решений или выполнением задач, а не поиском информации и инструментов для повышения эффективности.

Ориентировано на развитие сотрудников

Сосредоточение внимания на предоставлении сотрудникам необходимой им информации показывает им, что вы цените их вклад и время. Их ценят за их вклад, и им предоставляется возможность оттачивать свои навыки посредством обмена информацией.

Побуждает делиться опытом

Опытным сотрудникам дается право голоса, чтобы помогать другим, и поэтому они кровно заинтересованы в успехе компании. Благодаря тому, что их считают экспертами в своей отрасли, они развивают отношения, наставничество и делятся полученными знаниями осмысленным образом, что укрепляет их важность для компании или организации.

Повышает моральный дух сотрудников

Признание вклада сотрудников в общий успех компании мотивирует сотрудников делиться и повторно использовать имеющиеся у них знания. Менеджмент знаний увязывает индивидуальные профессиональные цели с целями компании и создает корпоративную культуру, в которой знания свободно распространяются как среди сотрудников, так и среди руководства.

Цели управления знаниями

Менеджмент знаний направлен на облегчение обмена, распространения и поиска ценной информации для ее эффективного и действенного использования. Вот его цели:

  • Открытое общение. В бизнесе или организации менеджмент знаний создает систему, в которой ценная информация создается, хранится и передается среди участников. Это открытое общение помогает продвигать организацию вперед, предоставляя ценные знания своим членам.
  • Простота принятия решений. Открытое использование информации способствует лучшему принятию решений, снабжая сотрудников и руководство инструментами и обучением, необходимыми для обеспечения ситуационной осведомленности.
  • Собор и объединение. Управление знаниями собирает опыт в бизнесе и объединяет людей, побуждая делиться знаниями и лучше их использовать.

Примеры управления знаниями

Вот несколько основных примеров менеджмента знаний:

  • База данных отзывов. Этот тип базы данных позволяет клиентам или сотрудникам оставлять отзывы для отделов исследований и разработок, чтобы помочь интерпретировать общую информацию.
  • Файлы исследований. Особенно полезные при разработке нового продукта, эти файлы создаются на основе важных исследований конкурентов и данных фокус-групп о потребностях клиентской базы.
  • Общие файлы проекта. Они позволяют всем членам команды работать над общим документом, просматривать и вносить изменения, даже находясь в разных местах. Их обычно называют живым документом, который позволяет совместно работать над проектом.