Будь вы руководителем высокого уровня или административным помощником, развитие навыков презентации – один из ключевых способов подняться на офисной работе. Руководители принимают решения на основе информации, представленной в формате презентации, и вряд ли какой-либо бизнесмен изменит свое решение, не увидев убедительной презентации.

Любому офисному сотруднику важно знать, какие шаги необходимы для создания эффективной презентации и какие навыки презентации наиболее важны для работодателей. Выделение этих навыков также поможет вам выделиться при поиске работы.

Основные моменты

  • Навыки презентации – это то, что вам необходимо знать, чтобы провести увлекательную и эффективную презентацию.
  • Шаги к созданию успешной презентации – это подготовка, проведение и последующие действия.
  • Работодатели хотят знать, что у вас есть необходимые навыки для исследования, анализа и создания презентации, а также коммуникативные навыки, необходимые для ее проведения и ответов на вопросы после нее.
  • Вы можете подчеркнуть свои навыки для работодателей в резюме, сопроводительном письме и на собеседовании.

Что такое навыки презентации?

Навыки презентации – это все качества, необходимые для создания и проведения четкой и эффективной презентации. Хотя то, что вы говорите во время презентации, имеет значение, работодатели также ценят умение создавать вспомогательные материалы, например, слайды.

Возможно, ваш потенциальный работодатель захочет, чтобы вы выступали с брифингами и отчетами перед коллегами, проводили тренинги, представляли информацию клиентам или выполняли любые другие задачи, предполагающие выступление перед аудиторией.

Увлекательные и понятные выступления – один из основных компонентов сильных навыков устной коммуникации, которые являются обязательным требованием для многих должностей. Не все презентации проводятся в рамках официальных встреч. Многие навыки проведения презентаций актуальны для консультаций один на один или звонков по продажам.

Этапы создания презентации

Любая презентация состоит из трех этапов: подготовка, проведение и последующие действия. Все навыки презентации относятся к одной из этих трех фаз.

Подготовка

Подготовка включает в себя исследование и создание презентации. Подумайте об аудитории, перед которой вы будете выступать, и о том, что ее больше всего интересует. Это может означать подготовку всего текста (или, по крайней мере, составление заметок) и создание слайдов и других вспомогательных аудио/визуальных материалов.

Вам также нужно будет убедиться, что подходящее место проведения презентации доступно, что все заранее подготовлено и что проектор (если он вам понадобится) работает и подключен к вашему ноутбуку.

Вы также захотите порепетировать свою презентацию столько раз, сколько потребуется, чтобы чувствовать себя комфортно, легко и уверенно выступая в отведенное для презентации время.

Навыки, связанные с подготовкой, включают проведение исследований по теме вашей презентации, составление диаграмм и графиков, отражающих результаты ваших исследований, а также изучение вашей аудитории, чтобы лучше адаптировать вашу презентацию к ее потребностям. Чтобы проиллюстрировать свои тезисы и эффективно убедить аудиторию вам также потребуется создать цифровые слайды, используя статистические данные, примеры и истории.

Подготовка раздаточных материалов или цифровых ссылок – это дополнительная любезность, которая поможет аудитории быть внимательной, поскольку она не будет занята конспектированием.

Выступление

Ваше выступление – это та часть презентации, которую видит аудитория. Хорошее выступление зависит от тщательной подготовки и уверенной подачи материала и требует особого набора профессиональных навыков.

Навыки, связанные с выступлением, включают в себя создание привлекающего внимание начала выступления, краткое изложение того, о чем пойдет речь, чтобы представить презентацию и обеспечить контекст, а также использование языка тела и зрительного контакта для передачи энергии и уверенности.

Обязательно делайте паузы, чтобы подчеркнуть ключевые моменты, модулируйте тон голоса, чтобы сделать акцент, и произносите речь четко и плавно.

Не бойтесь добавлять юмор или говорить с энтузиазмом и оживлением – эти приемы помогут вам проецировать уверенность на аудиторию.

Резюмируйте ключевые моменты в конце презентации и обязательно продумайте, как вы будете отвечать на вопросы аудитории.

Последующие действия

Последующие действия после презентации включают в себя надлежащую разборку и хранение оборудования, связь с теми членами аудитории, с которыми вы договорились о дальнейшем общении, а также сбор, накопление и анализ отзывов.

Во время некоторых презентаций вы можете собирать информацию от членов аудитории – например, имена и контактную информацию или заполненные анкеты, – которую вы также должны организовать и хранить.

Навыки, связанные с последующей деятельностью, включают создание оценочной формы для получения отзывов от слушателей, интерпретацию отзывов, полученных в результате оценки, и изменение содержания и/или подачи материала для будущих презентаций. Другие навыки последующей работы включают организацию базы данных участников для будущих презентаций, интервьюирование ключевых участников для получения дополнительной обратной связи и рассылку слайдов презентации участникам по электронной почте.

Навыки, которые помогают сделать эффективную презентацию

Чтобы создать и провести наиболее эффективную презентацию, требуется целый ряд навыков, над совершенствованием которых вы всегда можете работать.

Аналитическое мышление

Вы должны уметь честно взглянуть на свою работу, оценить полученную обратную связь и понять, что нужно сделать, чтобы стать лучше. Для этого необходимо аналитическое мышление.

Что еще более важно, вы должны хорошо понимать информацию, которую собираетесь донести до других. Вы должны анализировать свою аудиторию и быть готовым быстро соображать, если вам зададут вопросы, которые заставят вас продемонстрировать, что вы полностью владеете материалом и его последствиями.

Аналитические навыки, необходимые для того, чтобы быть эффективным докладчиком, включают в себя чувствительность к проблемам, решение проблем, составление отчетов и обзоров, оптимизацию и прогнозное моделирование. Также вам пригодятся навыки стратегического планирования, интеграции, управления процессами и диагностики. Обладая этими навыками, вы сможете лучше объективно анализировать, оценивать и действовать в соответствии со своими выводами.

Организация

Вы же не хотите быть человеком, который половину времени презентации тратит на поиски кабеля для подключения ноутбука к проектору. Многие вещи могут пойти наперекосяк прямо перед презентацией, если вы не будете организованы.

Подготовка к презентации также подразумевает учет заметок, информации и времени начала/остановки. Вы должны вычитать и откорректировать все материалы, которые планируете использовать для презентации, чтобы выявить любые ошибки. Во время репетиции обязательно засекайте время, чтобы знать, сколько времени уйдет на презентацию.

Презентация, законченная за половину отведенного времени, так же проблематична, как и слишком затянутая.

Некоторые ключевые организационные навыки, над которыми следует поработать, включают планирование мероприятий, аудит, сравнительный анализ, определение приоритетов и ведение записей. Убедитесь, что ваше расписание составлено правильно, и уделяйте пристальное внимание деталям. Быстрое мышление – важный навык, который необходимо иметь на случай, если что-то неизбежно пойдет не так.

Невербальная коммуникация

Когда вы выступаете перед аудиторией, то, как вы себя преподносите, может быть не менее важно, чем то, как вы преподносите информацию. Вы хотите выглядеть уверенно и привлекательно. Этого можно добиться с помощью хорошей осанки, использования жестов рук и зрительного контакта с аудиторией.

Потренируйтесь в невербальном общении, сняв на видео свою презентацию и внимательно следя за языком тела. Ваша физическая осанка и самообладание должны передавать степень комфорта и уверенности перед аудиторией, а активное слушание, уважение и эмоциональный интеллект помогут вам в организации групповых дискуссий.

Программное обеспечение для презентаций

Microsoft PowerPoint – это основное программное обеспечение, используемое для создания наглядных пособий для презентаций. Научитесь пользоваться им хорошо, включая специальные возможности, помимо основных шаблонов, которые могут действительно оживить презентацию. Даже если слайд-шоу для вас готовит кто-то другой, вам будет полезно знать, как пользоваться этим программным обеспечением на случай изменений в последнюю минуту.

Другими программами, которые полезно изучить, являются Microsoft Office, Apple Keynote, Google Презентации и Adobe Presenter.

Публичное выступление

Выступая перед живой аудиторией, вы должны выглядеть комфортно и увлекательно, даже если это не так. На это могут уйти годы практики, а иногда публичные выступления просто не для некоторых людей. Некомфортное выступление – это проблема для всех. К счастью, навыки публичных выступлений можно улучшить с практикой. Некоторые навыки, над которыми стоит поработать, включают артикуляцию, вовлеченность и запоминание. Вы должны уметь оценивать потребности аудитории и отвечать на сложные вопросы. Борьба с волнением во время выступления поможет вам общаться более эффективно.

Исследования

Исследование является первым шагом в подготовке большинства презентаций и может варьироваться от многолетнего процесса до 20 минут, проведенных в Интернете, в зависимости от контекста и темы. Как минимум, вы должны уметь четко сформулировать вопросы исследования, определить подходящие источники информации и систематизировать результаты. Другие полезные навыки включают мозговой штурм, сотрудничество, сравнительный анализ, интерпретацию данных, а также дедуктивное и индуктивное рассуждение. Бизнес-анализ – это навык, который поможет вам оценить, какая информация вам нужна для поддержки итогового результата, а анализ конкретных ситуаций и причинно-следственных связей поможет вам разобрать и оценить смысл.

Вербальная коммуникация

Публичное выступление – это одна из форм вербальной коммуникации, но для проведения хорошей презентации вам понадобятся и другие формы. В частности, вы должны знать, как отвечать на вопросы. Вы должны уметь понимать вопросы, задаваемые аудиторией (даже если они странные или плохо сформулированные), и давать уважительные, честные и точные ответы, не отклоняясь от темы. Используйте активное слушание, сосредоточенность и эмпатию, чтобы понять свою аудиторию. Такие навыки, как ассертивность, утверждение и произношение, помогут вам повторить и прояснить ключевые моменты, связанные с их вопросами или проблемами.

Написание

Вам может понадобиться или не понадобиться письменный сценарий, но вам необходимо заранее спланировать, что вы собираетесь сказать, в каком порядке вы это скажете и с каким уровнем детализации. Если вы можете написать связное эссе, вы можете спланировать презентацию.

Типичные навыки письма применимы к презентации так же, как и к другим формам письма, включая грамматику, правописание, словарный запас и корректуру. Также пригодится умение составлять конспекты, делать заметки и делать пометки в документах.

Дополнительные навыки презентации

В дополнение к ранее упомянутым навыкам существуют и другие важные навыки, которые могут пригодиться вам при проведении презентации. Другие навыки, которые вам понадобятся, будут зависеть от того, о чем будет ваша презентация, от вашей аудитории и от предполагаемых результатов. Вот некоторые из этих дополнительных навыков:

  • Подведение итогов
  • Продажи
  • Убеждение
  • Приведение анекдотов для иллюстрации сути вопроса
  • Юмор
  • Обучение
  • Подготовка
  • Разработка раздаточных материалов
  • Распознавание и противодействие возражениям
  • Постановка зондирующих вопросов для получения более подробной информации по конкретным вопросам
  • Осознание этнического, политического и религиозного разнообразия
  • Восприятие критики, не защищаясь
  • Воздержание от слишком частых выступлений или перебивания других людей
  • Предвидение проблем других людей
  • Знание продукта
  • Формат SWOT-анализа
  • Подкрепление утверждений доказательствами
  • Многоязычность
  • Контракты
  • Работа с рецензентами
  • Согласованность
  • Разработка и поддержание стандартных операционных процедур (СОП)
  • Разработка заявления с предложением
  • Креативность
  • Логика
  • Создание и управление ожиданиями
  • Мотивация
  • Коучинг

Как сделать так, чтобы ваши навыки выделялись

Укажите навыки в своем резюме. Если это уместно, вы можете упомянуть эти слова в резюме или заголовке.

Подчеркните навыки в сопроводительном письме. Упомяните один или два конкретных презентационных навыка и приведите примеры, когда вы демонстрировали эти качества на рабочем месте.

Продемонстрируйте свои навыки презентации на собеседованиях. В процессе собеседования вас могут попросить провести примерную презентацию. В этом случае вы захотите воплотить эти навыки во время презентации. Например, вы захотите продемонстрировать свои навыки устной коммуникации, говоря четко и кратко на протяжении всей презентации.